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如何选择OA协同办公软件?五大主流OA系统对比测评
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如何定义自己的OA需求?

OA选型最首要的就是定需求,确定能够上选型时有所取舍。如果一头扎入OA海洋,您会觉得这也需要那也很好,而选型的结果往往偏离实际或者无法实施。

大多数企业采用收集归纳法进行需求定义:把空的需求表单发给各部门,一段时间后收集上来,对各部门的问题进行汇总归纳,形成总体的需求概况;继而参考从各个OA厂商产品宣传中收集到的信息,整理出一个大而全、缺乏整体性考虑的需求作为招标文件,让各个OA厂家去做方案。

其实,这样的面面俱到,却往往真正收效甚微。一方面各部门大多是站在自己部门的立场上考虑,常常带有很深的专业色彩,将业务应用需求与协同办公需求混为一谈,总希望一个软件能帮助完成所有的工作事项。另一方面所参考的OA厂商宣传,或鱼龙混杂、或互相抄袭、或无中生有;并且,每一款OA软件各有所长,如果不分轻重缓急的想要集所有闪光点于一身几乎没有可能。

OA选型,要从细节中脱出来,先找到一个组织共性的需求——协同,然后才是关键部门的需求,最后才是重要角色的需求。将企业的需求分出个轻重缓急,才能找真正适合自己公司的OA。

选型有哪些需要注意的事项?

每个系统都有自己的优缺点,究竟该如何取舍呢?

一般来说,OA系统的选型者包括CIO、网管、行政主管这三大角色。其中CIO和网管们会对OA系统进行比较全面的评测,包括技术和功能两大方面,并且会追究一些技术细节,比如技术架构、开放性等。

行政主管,如人事主管、财务主管则更多的关注于理念和功能,包括是否能够解决自己的主要问题,是否方便使用等。而大家普遍关心的问题则是OA系统的价格、维护、服务等。

综合来看,选好OA系统需要关注五大要素,即实用性、易用性、开放性、服务、性价比。为了避免盲目海选的状况,我们挑选了目前市场上主流的五个OA系统,结合这五大要素进行重点评测,希望能够帮助你找到适合自己的OA系统。

1)泛微软件

泛微可能是目前品牌度最高的OA系统,他从产品包装到市场推广的各个环节都做得非常完善,可以说是OA厂商中市场运作能力最强的一家公司。虽然有很多人说泛微的OA系统来自于荷兰某ERP软件的盗版,但现在追究这个已经没有意义了,这套OA系统已经被泛微打造得非常复杂。这个“复杂”是一把双刃剑,好的地方是功能非常多,设置非常细,系统内部与外部的整合性也不错;坏的地方则是实在太难用了,事实上,泛微OA系统的实施和使用非常麻烦在业内也是出了名的。

打开泛微OA系统的界面,能够看到其丰富的功能包含了人事、财务、行政管理的方方面面,加之精心设置的演示数据非常讨好。如果深入的体验一下,则可以明显的看到无论是普通用户的使用,还是管理员的设置,都比较让人发晕,需要较长的时间来适应。所以如果你考虑这个OA系统,一定要多试用上一段时间。

泛微OA系统的定位以中高端项目为主,价格也比同行要高一截,不过现在泛微为了争夺客户,在很多项目中已经将价格放得很低。

2)致远软件

致远可能是所有OA厂商中竞争压力最小的一个,因为致远共享了用友软件的整个市场、渠道和客户体系,这是因为致远软件是用友软件参股的一家公司(非控股)。正因如此,用友系的客户在采购OA系统的时候,必不可少的会考虑到,甚至首选致远OA,作为中国本土最大的管理软件厂商,用友软件为致远软件提供了足够丰富的养分。

致远OA的功能设计比较均衡,没有明显的短板,也没有明显的优势。因为用户群和产品定位的原因,他在传统的OA应用(流程和文档管理为主)上,已经比较纯熟了,但在一些个性化的应用,以及业务管理应用中则表现比较薄弱。

致远OA无论在产品上,还是市场上,都显得保守一些,其主打的“二元工作流”理念其实只是标准流程和自由流程的别称,正在宣传的“智慧协同”则是引用了华天动力的创意。

企业考虑致远的OA系统,除了因为有用友软件这个先入为主的因素之外,还有个重要原因,那就是希望致远OA能够与现有的用友财务、ERP等软件无缝集成。这虽然看起来有一些先天优势,但实际上,很多企业普遍反映二者的整合差强人意。

3) 邑通EOA

厦门邑通软件科技(etomweb.com)是国家中小企业公共服务示范平台单位,有着成熟的企业管理软件开发技术,邑通EOA是集协同办公、智能管控、个性应用于一体的社交化办公门户。EOA根据企业的组织架构、汇报关系以及时间周期来协同企业的人、事、时间,实现了移动互联时代以工作协同为主线、以积累知识为核心,以任务执行为重点、以文化沉淀为目的的自动化办公管理。

邑通EOA是B/S结构,J2EE、无控件化开源体系架构开发,可支撑大规模用户与海量数据的系统运行,能很好解决办公系统数据复杂、实时协作和安全控制要求高的需求。EOA无需定制即可深度集成自家的ERP系统,实现ERP-OA整体解决方案,适合中小、中型及大型企业。

进入EOA,界面很清爽,首页就像企业办公门户,最新资讯、公司最新公告、任务中心、信息中心、流程中心、知识中心、时间管理等,一目了然。

从产品的整体上来说,邑通EOA还比较年轻,和致远、泛微等相比较,功能实现实上仍处于比较初级阶段,功能不多,但绝对够用好用。对于小、中、大型企业用户都能兼容,因为是新兴黑马产品,在价格上比其他大厂的OA要来得更加实惠。

4)北森tita

北森tita是中国最大的人才管理软件云服务供应商北森旗下的软件品牌,在这几个软件厂商中,北森tita应该说是成立最晚的一个,只有近五年的时间。但是虽然起步较晚,但是凭借北森在SaaS领域的骄人成就,北森tita从上线开始就表现不凡。

北森tita运用PDCA质量管理理论而设计,摈弃固有的OA模式,遵循“简洁但不简单,通用而且适用”的人性化设计理念,通过计划管理、目标管理、执行及考核等手段,即可实现快速管控、统一管控、快速追踪和评价打分的工作计划管理闭环。

和其他产品不同,北森tita在产品战略上看的很清楚,因为它没有刻意的求大求全,而是在OA系统的核心技术,也就是协同平台、计划管理和项目管理三大技术上重点研发。而基于SaaS模式提出的“轻OA”理念,注重互联网用户体验,则是北森tita在OA行业里的绝对亮点。

要想做得好,就是既要做得完善,又要做得易用,北森tita做到了。目前,北森tita不仅在PC端越来越完善,也同时在移动端发力,更好的迎合了企业“移动办公”的需求,深受一些务实的选型者的欢迎。再加上非常容易上手的使用方式,以及合理的价格,迅速成为OA领域一名新领军者。

5)金和软件

金和软件的老总栾润峰绝对是所有OA厂商中最知名、最高调的老总,其创造的“精确管理”理念已经有十余年历史。栾润峰常年在全国各地演讲、培训,宣传精确管理理念,利用自己的人脉和影响力带动金和OA系统的销售。

因为有了一个强大而完善的理论作为指导,金和OA的管理理念无可挑剔,这使得金和OA颇受一些企业管理者,尤其是行政主管和高层管理者们的喜爱。从产品角度来说,经过这么多年的建设,金和OA已经比较成熟,和致远软件相似,无论是功能还是使用各方面都比较均衡,无论是大、中、小各类用户,都能够用得比较顺手。

为了顺应市场需求,金和软件在今年推出了Java版本,作为其高端版本,补充原来.net版本的不足。但相信一年的时间还远不足以让JAVA版本达到完善的状态,而且不同版本之间的数据也无法导入,老版本无法升级到新版本。另外将来这两种截然不同的技术如何发展对用户来说也是个风险(偏JAVA,则.net用户受损;偏.net,则JAVA用户受损)。

金和OA另外一个比较突出的问题,就是软件实际应用和“精确管理”理念的严重脱节在业内屡受诟病,导致企业实施项目后的心理落差非常大,所以产品的口碑一般。

总之,在选择软件时,尽可能能为公司今后软件应用搭建一个好的基础平台,以后只需要在这个软件上扩展业务即可,尽量避免现在上一套软件,以后其他业务想加到软件中了,需要再建一套系统,导致公司领导、员工使用多套系统,不但操作使用不方面而且容易导致数据信息重复维护,不统一。一般需要组织结构灵活,稳定强大的工作流核心,信息集成性好,信息的闭环管理,扩展性好,权限灵活。

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